PERSONVERNERKLÆRING FOR TANANGER MENIGHET MR SAK 64-18

Generelt om personopplysninger i virksomheten Tananger menighet (TM) (org.nr. 976993683), Risavika Havnering, 4056 Tananger, anerkjenner og skal etter beste evne oppfylle gjeldende lovverk knyttet til personvern ihht. EUs forordning om generelt personvern nr. 2016/679.

Dette gjelder både for ansatte, folkevalgte, medlemmer i Den norske kirke i Tananger menighet, frivillig engasjerte og de som benytter våre tjenester som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd. Dette gjelder både når TM selv innhenter og oppbevarer personopplysninger, og når dette skjer helt eller delvis gjennom tredjepartsleverandører.

Denne personvernerklæringen tar for seg vår håndtering av personopplysninger som samles inn for at vi skal kunne utøve våre tjenester overfor våre medlemmer og andre vi samarbeider med.
TM vil bare samle inn og oppbevare personopplysninger når dette er nødvendig for å:
– ivareta og oppfylle forpliktelser som arbeidsgiver – oppfylle gjeldende lovverk som regnskapslov, arbeidsmiljølov, offentlighetslov, forvaltningslov og arkivlov
– virksomhetens behov for å kjenne sin historikk og kunne dokumentere den
– ivareta og oppfylle berettigede forhold knyttet til medlemskap i Den norske kirke som medlemsorganisasjon og trossamfunn
– sikre gjennomføring av frivillig innsats og deltakelse knyttet til arrangementer, herunder påmeldinger

TM vil etter beste evne sikre at innsamlede personopplysninger ikke kommer på avveie gjennom:
– gode interne rutiner for å samle inn, oppbevare og slette personopplysninger
– at bruk av papirbaserte lister o.l. underlegges særlig oppmerksomhet og reduseres til et minimum
– oppfølging av at leverandører av dataverktøy oppfyller lovpålagte krav til datahåndtering

TM vil sikre tilstrekkelig fokus på dette gjennom god intern informasjon og opplæring og bruk av avvikshåndteringssystem for å fange opp, synliggjøre og lære av feil og uhell.

Behandlingsansvarlig i organisasjonen er daglig leder om ikke oppgaven(e) er delegert. Forespørsel angående innsyn, retting eller sletting av personopplysninger kan gjøres til E-post: post@tananger.menighet.no

Medlemskap: Fra våre medlemmer henter vi inn navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og epostadresse. Når en melder seg inn i Den norske kirke samtykker en til at menigheten bruker personopplysninger til, eksempelvis medlemsblad, nyhetsbrev, invitasjon til arrangement mm. I tillegg treng vi kontaktinformasjon på medlemmer for å kunne gi et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til medlemskapet. Ved avsluttet medlemskap blir dine personopplysninger slettet. Medlemsopplysningene gir også bl.a. grunnlag for å rapportere på antall medlemmer for å ta imot offentlig tilskudd til drift av organisasjonen.

E-post: Du kan gjerne sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter kan være sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi tar imot ein slik e-post, behandler vi e-posten i tråd med innholdet og sletter den straks.

Nyhetsbrev: Som medlem i en av Den norske kirkes menigheter kan du melde deg på som mottaker av vårt nyhetsbrev. For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev må du registrere din e-postadresse hos oss. Denne blir lagret i en eigen database, blir ikke delt med andre og blir slettet når den ikke lenger er i bruk.

Påmelding til kurs, arrangementer og trosopplæringstiltak: Via vår nettside og nyhetsbrev er det mulig å melde seg på kurs, aktiviteter og arrangementer. Ved påmelding samler vi inn informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til informasjon om allergier og behov for tilrettelegging. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysninger som ikke er av berettiget interesse for videre kontakt slettes etter arrangementet. Personopplysninger innhentet ved påmelding til trosopplæringstiltak slettes når barnet ved fylte 18 år ikke lenger er en del av menighetens trosopplæringsprogram.
Kirkelige og offentlige handlinger Ved kirkelige handlinger som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd blir det hentet inn opplysninger nødvendige for behandling og gjennomføring av handlingen. Opplysningene blir lagret i E-kirkebok og er i utgangspunktet offentlig tilgjengelig i tråd med Forvaltningsloven §13a nr3 og Offentlighetsloven §2 andre ledd.

Lagringstid: Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Siden organer i Den norske kirke er forpliktet av arkivloven, så gjør vi oppmerksom på at sletting først kan gjennomføres der dette er i overenstemmelse om regelverket i arkivlovgivningens regelverk om kassasjon.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg: Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende mail til behandlingsansvarlig på følgende Epostadresse: post@tananger.menighet.no Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Klager: Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i overenstemmelse med personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet på postkasse@datatilsynet.no

Endringer: Endring av våre tjenester og endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Vi vil sende deg informasjon om dette dersom vi har din mailadresse. Hvis vi ikke har din kontaktinformasjon, gjøres du oppmerksom på at oppdatert informasjon alltid vil finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Tananger 02.10.2018